Open Source • Zeiterfassung • Projekte

Was ist Kimai?

Kimai ist eine Open-Source-Software zur Zeiterfassung, die besonders dann sinnvoll ist, wenn Zeiten projektbezogen erfasst, ausgewertet und (optional) abgerechnet werden sollen.
Entscheidend ist nicht nur die Installation – sondern Struktur, Regeln und langfristiger Betrieb.

Struktur
Kunden/Projekte
Die Basis: Kunden → Projekte → Tätigkeiten.
Warum das wichtig ist
Ohne klare Regeln wird Zeiterfassung schnell „Datenmüll“. Kimai ist flexibel – und braucht deshalb saubere Struktur.
Typisch in Kimai
KundenProjekteTätigkeitenTags
Zeiterfassung
Alltagstauglich
Zeiten erfassen, zuordnen, auswerten.
Was Kimai liefert
Projektbezogene Zeiten, Team-Übersicht und Auswertungen – als Grundlage für Transparenz oder Abrechnung.
Typische Outputs
ReportsExportsProjektstatusKundenübersichten
Erweiterbarkeit
Plugins
Kimai ist stark, wenn es in eure Prozesse passt.
Worum es wirklich geht
Kimai soll nicht „extra Arbeit“ sein. Integrationen & Automationen sorgen dafür, dass es sich in euren Alltag einfügt.
Beispiele
Teams-StrukturWorkflowsTemplatesSync

Wofür wird Kimai genutzt?

Ein paar typische Einsatzfelder – damit klar ist, ob Kimai in euer Setup passt.

Projektbasierte Zeiterfassung
Zeiten werden Kunden, Projekten und Tätigkeiten zugeordnet – nachvollziehbar und sauber auswertbar.
Kunde → Projekt → Tätigkeit
Stundensätze & interne/externe Auswertung
Export/Reports für Abrechnung
Team-Struktur & Rollen
Mehrere Mitarbeitende, Rollen und Berechtigungen – ohne Chaos in der Verwaltung.
Rollen/Rechte
Teams/Abteilungen
Freigaben (je nach Setup)
Auswertungen & Transparenz
Auswertungen, Reports und Kennzahlen – damit Zeiterfassung nicht nur „Pflicht“, sondern Nutzen ist.
Projektstatus / Aufwand
Vergleiche über Zeiträume
Kunden-/Projekt-Übersichten
Kimai passt gut, wenn …
Sinnvoll
… ihr Zeiten projektbezogen erfassen wollt und eine saubere Struktur wichtig ist.
ihr abrechenbare Leistungen habt (oder Transparenz braucht)
ihr Kunden/Projekte sauber strukturieren wollt
ihr ein offenes, erweiterbares System bevorzugt (Open Source)
Kimai passt weniger, wenn …
Eher nicht
… ihr nur eine sehr einfache Stoppuhr ohne Struktur/Prozess braucht.
ihr keine Projekt-/Kundenstruktur wollt
ihr „einfach irgendwas“ ohne Regeln nutzen möchtet
ihr keine Zeit in sauberen Betrieb/Updates investieren wollt

Warum Einrichtung & Betrieb wichtig sind

Kimai ist flexibel. Genau deshalb lohnt sich ein sauberer Setup und ein Update-Prozess.

„Installiert“ ist nicht „produktiv“
Ohne klare Struktur (Kunden/Projekte/Rollen) wird Kimai schnell unübersichtlich.
Updates brauchen Prozess
Plugins, Anpassungen und Versionen: Updates sollten geplant, getestet und dokumentiert sein.
Integrationen sind der Hebel
Richtig stark wird Kimai erst, wenn Prozesse integriert sind (z. B. Teams-Strukturen, Automationen, Workflows).
Kimai soll produktiv helfen – nicht nerven.
Wir übernehmen Einrichtung, Wartung und Updates – und entwickeln Integrationen/Plugins, wenn Kimai wirklich Teil eurer Prozesse werden soll.
Hinweis: Wir zeigen hier bewusst nur die Einordnung. Details hängen von Hosting, Teamgröße und Plugins ab.